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Homeoffice – 10 Tipps aus 10 Jahren Erfahrung

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18. Januar 2021
Ungefähre Lesezeit: 12 Minuten

Aktuell ist es wieder in aller Munde. Homeoffice kann helfen, Kontakte zu reduzieren und gleichzeitig produktiv zu bleiben. Wenn man allerdings von jetzt auf gleich mit einem neuen Arbeitsplatz konfrontiert wird, braucht es zunächst Orientierung.

Es ist eine gewaltige Umstellung, wenn man urplötzlich von einem strukturierten und gewohnten Arbeitsplatz an einen Ort wechseln muss, den man eigentlich als Ruhezone und Mittelpunkt des Privatlebens kennt. Unzählige Hindernisse müssen genommen werden. Es beginnt bei einem Ort, an dem die Technik aufgebaut werden kann. Dann kommt die Herausforderung, dass sich die Familie in derselben Wohnung aufhält. Außerdem gibt es daheim unzählige andere Dinge, die neben der Arbeit erledigt werden müssten. Für einige eine Überforderung pur.

Als Pastor arbeite ich bereits seit über zehn Jahren im Homeoffice. Gerade in aktuellen Zeiten heißt dies, dass ich die meisten Stunden meiner Arbeitszeit in meinem Büro zwischen Kühlschrank und Sofa verbringe. Vor Corona war etwa ein Drittel meiner Arbeitszeit, ca. 20 Stunden pro Woche, außerhalb meines Büros. Daheim arbeite ich zu großen Teilen mit dem Computer, führe allerdings auch eine große Vielzahl von Gesprächen und gestalte Arbeitstreffen. Einiges konnte ich in den vergangenen Jahren lernen. Heute möchte ich dir im Wesentlichen die Dinge vorstellen, die mir “am Schreibtisch” sehr helfen. Die Frage nach persönlichen (Seelsorge-)Gesprächen können wir gerne nach Corona eines Tages mal behandeln, sie werden akut nicht deine größte Herausforderung sein.

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Inhalt:

  1. Bleibe bei deiner Planung!
  2. Denke an die Pausen!
  3. Verliere dich nicht in Organisation!
  4. Nicht zu schnell unterbrechen lassen…
  5. Die Situation feiern.
  6. Homeoffice in Jogginghose?
  7. Ganz alleine geht nicht!
  8. Lerne Kommunikation.
  9. Mach Feierabend!
  10. Investiere in deine Homeoffice-Umgebung…
    a. Dein Arbeitsplatz
    b. Deine Arbeitsmittel
    c. Die technische Ausstattung

1. Bleibe bei deiner Planung!

Vor vielen Jahren habe ich mal in einer richtigen Firma gearbeitet. Also eine Firma mit Kollegen, Vorgesetzten, eigenen Büroräumen und so weiter. Hier war es selbstverständlich, dass ich eine Aufgabe bekam und dann an die Arbeit ging. Auch wenn wir viele Freiheiten hatten, war es definitiv nicht möglich, zwischendurch die Fische zu füttern oder ein wenig im Internet zu schauen.

Seit zehn Jahren ist es aber ganz anders. Homeoffice ist anders. Homeoffice bietet viel Flexibilität. Das ist ein großer Vorteil, kann aber auch zum Nachteil werden. Ganz schnell kommt einem diese oder jene Aufgabe in den Kopf, die man mal eben nebenbei machen könnte. Wenn dies zur Gewohnheit wird, leidet aber die Produktivität.

Ein wichtiger Merksatz lautet also: Bleibe bei deiner deine Planung! 

Je mehr Freiheiten du hast, umso wichtiger sind gut geführte Kalender, strukturierte ToDo-Listen, klare Arbeitszeiten und vor allem “störungsfreie Arbeitsblöcke”. Ein kleiner Tipp aus der Erfahrung: Wenn regelmäßig private Dinge erledigt werden müssen, kann man auch diese im Kalender erfassen und somit gut planen.

2. Denke an die Pausen!

Hin und wieder überkommt es mich. Wenn der Flow einsetzt, will alles in mir weitermachen. Vor einigen Wochen habe ich beispielsweise das Design auf diesem Blog verändert. Stundenlange Arbeit. Auch wenn alles perfekt rutscht, kommt das Gehirn aber irgendwann an eine Leistungsgrenze. Spätestens wenn du zehn Minuten vor dem Monitor sitzt und kein Stück weiterkommst, ist eine Pause dran.

Wie eben schon erwähnt: Gute Planung wichtig – auch für Personen, die mit dir in einer Wohnung sind. Zu einer solchen Strukturierung gehören auch Pausenzeiten.

Also stelle dir Wecker oder finde eine Pomodoro App, die dir zu mehr Produktivität hilft. Manchmal hilft es vielleicht auch, ein ganz altmodisches Werkzeug zu nutzen, um Reize zu setzen, nämlich einen Stundenplan, der an der Wand hängt und für alle sichtbar ist.

3. Verliere dich nicht in Organisation!

Überorganisation ist eine große Gefahr, unbewusst zu prokrastinieren – also Dinge vor sich her zu schieben. Sobald du im Homeoffice bist, wird dir ein gewisses Phänomen begegnen: Über kurz oder lang bekommst du Werbung für diverse Apps zur Organisation angezeigt. Sie versprechen einfachere Workflows, bessere Ordnung und vieles mehr. Einmal im Jahr solltest du dich auch mit den aktuellsten Entwicklungen im Zeitmanagement auseinandersetzen – öfter braucht es das nicht. Also gilt grundsätzlich: Bleibe bei deinem Ding, sofern es funktioniert!

Natürlich ist eine ToDo Liste wichtig. Du brauchst aber nicht drei davon, die du gar mehrmals am Tag liebevoll verzierst. Stunden über Stunden kann man in der Suche der perfekten Organsationsapp verbringen, gerade wenn man eigentlich etwas vollkommen anderes studiert hat.

Denke bei jedem Schritt deiner Organisationsweise, vom Kalender über Aufgabenlisten oder Teamapps bis hin zu dem, was auf deinem Bildschirm zu sehen ist, ob es dir wirklich eine Hilfe ist. Sparst du damit Zeit und Energie? Dann ist gut. Verlierst du letztendlich aber Zeit und Energie hast du zu viel Organisation um dich herum? Dann ist es nicht gut.

Hin und wieder darf auch ein Stapel auf dem Schreibtisch übrigens sein! Er sollte nur nach spätestens drei Tagen komplett verschwinden… Mehr dazu bei Punkt 10a… Eventuell mache ich auch mal einen Beitrag zum Aufräumen und Ordnung halten…

4. Nicht zu schnell unterbrechen lassen…

Hin und wieder kommen Leute spontan zu Besuch. Bei mir steht fast täglich irgendwer unerwartet vor der Tür. Natürlich weise ich keinen Menschen ab ab. Eigentlich bekommt jeder wenigstens einen guten Kaffee. Hin und wieder müssen Leute dann aber auch warten. Dann dürfen sie sich an den großen Tisch setzen, während ich die eine Aufgabe, an der ich gerade dran war, fertig mache.

Unterbrechungen dürfen sein. Sie machen das Leben zum Abenteuer. Eine Aufgabe fertig machen, gerade wenn es nur wenige Minuten dauert, darf auch sein. So lässt sich der eigene Stresslevel unter Kontrolle halten.

Oft schon habe ich erlebt, dass gaaanz dringende Sachen sich auch ganz schnell mal erledigt haben konnten, wenn man nur fünf Minuten für eine Antwort gewartet hat…

Ausnahmen bestätigen die Regel. Trotzdem ein kleiner Rat, oben habe ich es schon erwähnt: Für eine gute Homeofficekultur ist es überaus ratsam, “feste Arbeitsblöcke” zu haben. In diesen Zeiten bist du vielleicht physisch anwesend, stehst aber weder Familienmitgliedern, noch Freunden zur Verfügung.

Für einige mag diese rigorose Einstellung vielleicht ungewohnt erscheinen. Ich selbst habe sie als Kind aber oft miterlebt, bei Freunden – aber auch bei meinen eigenen Eltern. Es gab Momente, da durfte ich nicht stören kommen. Es gab Türen, die durften Kinder nicht öffnen. Irgendwie haben wir das damals tatsächlich überlebt…

Übrigens: Manchmal stelle ich sogar, beispielsweise bei Videoproduktionen, ein Schild vor die Tür auf dem steht: “Bitte nicht stören…” – Auch solche Momente dürfen manchmal sein.

5. Die Situation feiern.

Wie läuft das in einem Großraumbüro, wenn man Projekt X mit Bravour erledigt hat? Wenigstens kleine Momente der Euphorie wird es sicher überall geben. Manche reißen auch gern mal eine Sektflasche auf. Wie ist das bei einem Pastor? Meist ist man allein. Im Homeoffice sitzen nicht viele Leute, mit denen man sich freuen kann.

Es braucht also gute Rituale, um Erfolge zu feiern. Sicher ist eine Flasche Sekt als Belohnung für einen gelungenen Gemeindebrief-Beitrag ein wenig übertrieben, würde auch ernste Folgen für den Rest des Tages bedeuten. Vielleicht hilft ja aber ein guter Espresso? Oder eventuell ein Schokoriegel? Du weißt genau, was dir gut tut. Entdecke die Gewohnheit, Erfolge zu feiern.

Homeoffice bietet übrigens diverse angenehme Vorteile. Oben hatte ich erwähnt, dass “Selbstdisziplin” eine große Rolle spielt. Das ist auch so! Man kann die Situation aber auch feiern. Warum nicht einfach mal Musik bei der Arbeit hören (wenn sie dich nicht ablenkt)? Endlich darfst du ganz alleine entscheiden, was laufen soll… Weißt du was? Hin und wieder laufen sogar YouTube-Videos, während ich arbeite. Manche stupide Verwaltungstätigkeit macht das problemlos möglich…

6. Homeoffice in Jogginghose?

Kleider machen Leute. Im Anzug mit Schlips und Kragen würde ich an meinem Schreibtisch allerdings durchdrehen. Nun weiß ich, dass viele Homeoffice-Ratgeber aber genau so etwas raten. “Ziehe dich an, als würdest du zur Arbeit gehen…” Der Hintergrund ist tatsächlich verständlich. Das Outfit macht etwas mit der inneren Einstellung. Wenn dein Lieblingspulli und deine vertraute Jogginghose seit Jahren deinem Gehirn “Entspannung” suggerieren, solltest du sie nicht zur Arbeit tragen.

Andersherum spielt es für dein Wohlbefinden aber ebenso eine große Rolle, dass du dich in deiner Kleidung wohl fühlst. Besonders dann, wenn du an einem ungewohnten Platz voller Elan loslegen sollst. 

Mir sind daher gesellschaftsfähige – aber gemütliche Klamotten am liebsten. Mein Gehirn weiß, dass ich nicht im Chill-Out-Modus bin, mein Körper fühlt sich wohl, dann kann die Arbeit kommen.

7. Ganz alleine geht nicht!

Schon in meiner Zeit als Praktikant habe ich eines gelernt: Es braucht Termine mit “richtigen Menschen”. Seitdem praktizierte ich einen wichtigen Leitsatz: Mindestens ein Sozialkontakt am Tag auf der Arbeit. Dies hat bis zu Corona auch wunderbar funktioniert. Besprechungen, Seelsorge, Arbeitskreise… Oft kamen zu dem einen täglichen Termin noch diverse weitere hinzu. Wundervoll.

Seit knapp einem Jahr ist alles anders. Homeoffice während Corona bedeutet ja nunmal bewusste Kontaktreduzierung. Also bist du herausgefordert, aktiv für alternative soziale Kontakte zu sorgen.

Telefontermine, Videokonferenzen ohne zwingenden Grund oder auch mal ein Schwätzchen auf der Straße mit Mindestabstand. All das sind praktische Möglichkeiten. Hin und wieder mache ich mit einem Kollegen eine Videokonferenz, während wir unserer Arbeit nachgehen. Wir sehen uns also, schnacken zwischendrin ein wenig, machen aber eigentlich nur unsere Arbeit. Es tut gut, wenn man sich nicht von morgens bis abends einsam fühlt…

Also merke: Es ist eine gute Praxis, jeden Tag Kontakt mit wenigstens einem Menschen zu haben.

8. Lerne Kommunikation.

Schultz von Thun und Watzlawick sollten dir auch ohne Homeoffice ein Begriff sein. Zwischenmenschliche Kommunikation ist unglaublich komplex, gerade wenn du deine Botschaften über die Ferne verbreiten willst. Schlechte Formulierungen in Mails oder dumme Worte per WhatsApp können nachhaltige Folgen haben.

Also gilt zuallererst: Kenne dich mit deiner Technik aus. Habe deine Signaturen aktuell und lerne die verschiedenen Arten von Verbindungswegen kennen. Lerne den Unterschied zwischen privaten Nachrichten zwischen Freunden und dem offiziellen Schriftverkehr auf der Arbeit.

Manche Dinge kann man per Mail oder WhatsApp mitteilen. Manche Dinge nicht. Unterschwellige Emotionen gehören nicht in den beruflichen Schriftverkehr. Lerne unbedingt, wann der Griff zum Telefonhörer eine gute Alternative ist. Ein Telefonat ist übrigens eine gute Chance für etwas Begegnung, wie eben erwähnt…

Vor allem: Stelle dir bitte immer die Frage, ob du einem Menschen das, was du gerade schreibst, auch ins Gesicht sagen würdest. Wenn du im echten Leben eher zurückhaltend oder gar feige bist, solltest du das nicht über deine digitale Kommunikation kompensieren…

9. Mach Feierabend!

Für mich war dieser Punkte jahrelang die größte Herausforderung. Spätestens die Einführung von Smartphones hat dazu geführt, dass man auch im Homeoffice ständig erreichbar ist. Wie oft schreiben mir Menschen abends um neun noch eine wichtige Nachricht… Andererseits arbeite ich auch gern man in den späten Abendstunden, weil ich dann meine kreativsten Phasen habe.

Für mich waren es am Ende Rituale, die mir nun helfen. Habe ich meine Arbeit geschafft, wird aufgeräumt. Sowohl auf dem Schreibtisch, als auch auf dem Computer. Dann tue ich etwas, auf das ich mich den ganzen Tag über gefreut habe. Mein Handy ist übrigens seit Jahren schon komplett lautlos, aktuell überlege ich sogar, nachts einfach mal den Flugmodus einzuschalten

Danach konsumiere ich etwas, das mit meiner Arbeit überhaupt nichts zu tun hat. Dies kann ein gutes Buch sein, Robinson Crusoe war beispielsweise eine gelungene Abwechslung. Es kann aber auch mal ein YouTube Video sein, wie ein Inder 20 Kilo Shrimps zubereitet oder eine schöne Serie bei einem Streaminganbieter…

10. Investiere in deine Homeoffice-Umgebung…

Man kann spekulieren, ob dieser Punkt nun der letzte in der Reihe oder wichtigste ist. Die Entscheidung überlasse ich am Ende dir. Dieser Punkt wird auf jeden Fall der ausführlichste, weil er für mich persönlich ganz viel ausmacht…

Du musst dich mit deiner Technik und deinen Arbeitsmitteln wohl fühlen!

Über die Jahre habe ich viele Kollegen kennengelernt, die mit einem Notebook am Küchentisch sitzen und glücklich sind. So bin ich mit absoluten Aussagen sehr demütig geworden. Meine Erfahrungen sind aber andere, die möchte ich dir hier weitergeben:

Nach einigen Jahren nur mit Notebook und Smartphone konnte ich nicht weitermachen. Ja, es sah wunderschön aus, wenn auf dem Schreibtisch nur Laptop und Lampe waren. Für produktives Arbeiten brauchte es aber mehr.

Heute möchte ich auf einen vernünftigen Monitor und eine hochwertige Tastatur ebenso wenig verzichten, wie auf einen leistungsstarken Rechner.

Ja, an dieser Stelle habe ich privat investiert. Hier hat weder meine Gemeinde, noch das Finanzamt etwas dazu getan. 

10.a: Dein Arbeitsplatz

Es beginnt schon mit dem eigentlichen Arbeitsort. Wie fällt das Licht ein? Welche Aussicht hast du? Wie ist die Geräuschkulisse?

Lange bevor deine Arbeit beginnt, kannst du hier wesentliche Weichen stellen. Denke daran: Die Homeoffice-Phase wird nicht nach fünf Tagen beendet sein. Es macht also Sinn, einen ruhigen und schönen Platz im Haus zu finden und dort alles aufzubauen. Zur Not kann man für die Homeoffice-Phase auch mal einige Möbel umstellen. Wenn Arbeit und Privatleben eine Wohnung teilen, muss man hier Kompromisse schließen.

Neben dem richtigen Ort für dein Homeoffice spielt auch die Gestaltung vom Arbeitsplatz selbst eine große Rolle. Sind alle wichtigen Utensilien vor Ort? Kannst du alles, was du regelmäßig brauchst, mit einem Griff erreichen? Ist ein Ladekabel fürs Handy genauso vorhanden, wie eine freie Steckdose für weitere Geräte?

Wenn man viel am Schreibtisch sitzt, lohnen sich allerdings auch bewusste Reize zum Aufstehen. Dies gilt nicht nur im Homeoffice… An meinen Scanner/Drucker komme ich beispielsweise nicht aus dem Sitzen dran. Das ist so gewünscht. Ungefähr einmal am Tag muss ich also kurz aufstehen, um an meine Ausdrucke zu kommen. Seit knapp zwei Jahren habe ich übrigens auch keinen Mülleimer mehr am Schreibtisch. Das schafft nicht nur Achtsamkeit, sondern sorgt mehrmals am Tag für Bewegung…

Auch der Stuhl, auf dem du sitzt, braucht Beachtung. Ich selbst nutze zur Zeit keinen richtigen Schreibtischstuhl. Dafür ist er aber mit Schaffell und Lordosestütze so gestaltet, dass viele Stunden vor dem Gerät dem Rücken eher gut tun und nicht schaden…

10.b: Deine Arbeitsmittel

Von einem Stift über Tesafilm bis hin zu einer Schere kann man alles gut in Schubladenschränken oder einem Organisationskasten auf dem Schreibtisch verstauen. Hier solltest du kurz in dich gehen und überlegen, welche Utensilien du wirklich tagtäglich benötigst. Sie sollten unbedingt griffbereit und vor allem in Fülle im Haus sein.

Es beginnt mit Kleinigkeiten. Papier und Druckerpatronen sollten ebenso reichlich vorhanden sein, wie Ersatzstifte und Tackernadeln. Einige Leute brauchen auch regelmäßig ein Stempelkissen oder eine Reihe von Textmarkern. All das kann und sollte gut organisiert sein. Es gibt wundervolle Möglichkeiten, um den Schreibtisch ein wenig unter Kontrolle zu haben.

Ordnung ist tatsächlich unglaublich wichtig. Große Stapel sind Produktivitätskiller. Unordnung zwischen privaten Unterlagen und betrieblichen Dokumenten können den Kopf ziemlich verwirren. Für mich hat sich seit über zehn Jahren ein Ordnungssystem aus Hängemappen bewährt. Hier kann ich sowohl private, als auch berufliche Dinge gut ablegen. Sie sind dann aus dem Sichtfeld und trotzdem immer griffbereit.

10.c: Die technische Ausstattung

Nein, sicher bist du kein Computernerd. Dann würdest du diesen Artikel kaum bis zum Ende gelesen haben. Trotzdem solltest du an technischer Ausstattung nicht sparen. Einige Geräte bekommst du vielleicht vom Arbeitgeber gestellt, da hast du nur wenig Spielraum.

Eine eigene Tastatur gehört aber eigentlich in jeden Haushalt und kann im Homeoffice wunderbar verwendet werden. Tatsächlich – das wirst du aber wohl erst glauben, wenn du es erlebt hast – machen teure Eingabegeräte einen deutlichen Unterschied… Hundert Euro für eine vernünftige Tastatur sind eine vergleichsweise niedrige Anschaffung, sorgen aber für ungeheures Wohlbefinden und Produktivität… Auch LAN-Anschluss am Arbeitsplatz ist übrigens für wenig Geld und mit etwas Zeiteinsatz zu realisieren, verhindert aber diese nervigen Abstürze bei Videokonferenzen drastisch…

Hast du Spielraum, um auch deinen PC mitzugestalten, achte nicht so sehr auf Größe oder Farbe. Entscheidend ist zuallererst das Lüftergeräusch, danach schnelle Festplatten (sogenannte SSDs) und zuletzt eine gewisse Leistungsreserve… Notebooks und Computer für die Arbeit kauft man übrigens nicht so, dass sie aktuell ausreichend schnell sind. Man schaut, welche Leistung sie in vier Jahren zu bringen haben und wie sehr sie physisch belastet werden. Ein Notebook, welches mehrmals im Jahr auf Freizeiten fährt, kostet dann halt etwas mehr, spart aber Ärger wenn die Garantie ausgelaufen ist…

Zuletzt: Achte auf eine funktionierende Datensicherung. Sofern keine Cloudlösung eingerichtet ist, solltest du dein Arbeitsprozess regelmäßig abspeichern. Daheim kann mehr passieren, als im Büro. Mehrmals im Jahr erlebe ich, dass plötzlich der Strom ausfällt. Nur mit einer guten Datensicherung geht dann nichts verloren, eine externe Festplatte lohnt sich also sehr…

Homeoffice ist eine schöne Sache.

Zehn Jahre daheim haben mich noch lange nicht müde gemacht. Mit ein wenig Disziplin, guten Strukturen und vor allem vernünftigem Werkzeug kann man tolle Ergebnisse erzielen. Derzeit habe ich auch kein Bedürfnis, daran etwas zu ändern. Wenn alle Stricke reißen, gibt es übrigens noch immer die Möglichkeit, das Notebook unter den Arm zu klemmen und sonst wohin zu gehen. Einige Male habe ich meine Predigten schon im Auto am Waldesrand ausgearbeitet. Auch das waren schöne Momente…

Nun sind diese Erfahrungen natürlich alle nur meine. Ehrlich gesagt habe ich lange, wirklich sehr lange an diesem Artikel rumgeschrieben. Er soll dir meine besten Lösungen präsentieren. Sicher habe ich aber auch nur eine ganz bestimmte Brille auf und nehme Dinge daher so oder so wahr. Meine Gedanken sind nicht die absolute Wahrheit. Hast du Anregungen, wie man etwas noch besser machen könnte? Dann lasse mir gerne einen Kommentar da…

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Pastor Simon Birr
Hessen, Germany

Hi, mein Name ist Simon und dies hier ist meine kleine Welt. Als Pastor suche ich nach uralten Weisheiten für die heutige Zeit. Als Digital Native lerne ich immer wieder gerne neue Techniken und Methoden kennen.