Raus aus dem E-Mail Chaos!

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Raus aus dem E-Mail Chaos

Lebst du schon oder tippst du noch? Elektronische Nachrichten sind aus der heutigen Zeit überhaupt nicht mehr wegzudenken. E-Mails sind ein großer Segen für die Kommunikation, können sich aber auch zu einem echten Fluch entwickeln. Viele Leute sind vom E-Mail Chaos gefangen…

Wenn natürliche, menschliche Begrenzungen übergangen werden, besteht immer die Gefahr einer Schieflage. Schon lange überlege ich, ob ich zu dem Thema mal einen Blogbeitrag schreibe. Die ganze Geschichte ist allerdings ziemlich komplex, Kommunikation ist ein Thema, mit dem du dich ein Leben lang beschäftigen kannst. Für heute habe ich mich entschieden, einige wenige Dinge aus meinem Alltag zu formulieren.1

Die Anfänge waren überaus spannend.

Als Teenager saß ich oft am Computer und freute mich über jede einzelne Nachricht im Posteingang. Damals, in Zeiten von AOL, gab es vielleicht ein oder zwei Mails pro Tag, etwa die Hälfte war damals schon Spam. Von E-Mail Chaos war damals keine Rede.

Ich erinnere mich noch sehr gut an die Tage, an denen ich nach meiner Mama schrie, weil mir jemand aus einem anderen Kontinent eine Nachricht geschickt hatte. Per Mail war es möglich, Ozeane zu überqueren und faszinierende Personen kennenzulernen.

E-Mails haben eine große Stärke. Innerhalb kürzester Zeit kann man mit sehr vielen Menschen kommunizieren. Ohne persönliche Treffen kann man Dinge klären und Absprachen treffen. Man kann unendlich Zeit sparen und sehr effektiv arbeiten. Genau das liebe ich an digitaler Kommunikation.

Ganz schnell kann man sich aber auch verzetteln. Ich kenne viele Menschen, die von ihrem Postfach gefangen genommen werden und viele Stunden pro Tag versuchen, das E-Mail Chaos in den Griff zu bekommen.

E-Mails sind mittlerweile zu einem weltweiten Kommunikationsstandard geworden. Täglich landen zig Nachrichten bei mir. Also wirkliche Nachrichten, Spam ist kein Thema in meinem Posteingang. Ich spreche nur von den Mails, die auch ankommen sollen, da reden wir aber schon von über hundert Nachrichten pro Tag.2

Dauerhafte Erreichbarkeit ist nicht natürlich!

Wenn Gott gewollt hätte, dass wir dauerhaft miteinander kommunizieren, hätte er uns mit telepathischen Fähigkeiten ausgestattet!

Kommunikation zwischen Menschen braucht Ruhe. Man muss über das Nachdenken, was man gehört hat, es wirken lassen und auch umsetzen. Dauerhafte Kommunikation wird irgendwann oberflächlich, aufgesetzt und ist für echte Beziehungen letztendlich kontraproduktiv. Stell dir mal die Frage, mit wie vielen Menschen du pro Tag sprechen kannst, ohne durchzudrehen.

Hier spielt deine Persönlichkeit eine ganz wichtige Rolle. Menschen sind unterschiedlich und dürfen es auch sein. Ich selbst merke beispielsweise, dass es bei mir schon oberflächlich wird, wenn ich nach dem Weihnachtsgottesdienst allen Besuchern die Hand schüttele. Bei dreihundert Menschen innerhalb von fünfzehn Minuten ist das fast schon wie am Fließband – und trotzdem wunderschön.

Vor etwa zwei Jahren habe ich dementsprechend eine Entscheidung getroffen. E-Mails werden nur noch dann angesehen, wenn ich das möchte. Mal ganz ehrlich, früher war es doch auch nicht anders. Kein Mensch ist fünfzehn mal zum Briefkasten gelaufen und hat nach neuen Nachrichten geschaut. Die wenigsten Briefkästen haben wild geblinkt und Töne abgegeben, wenn ein neuer Brief drin lag.

Hin und wieder beobachte ich auch, dass es Menschen gibt, die ein sehr ungesundes Verhältnis zu digitaler Kommunikation aufgebaut haben. Sie haben aus irgendwelchen Gründen ein tiefes unbefriedigtes Bedürfnis, sich mitzuteilen und missbrauchen andere Menschen, dieses Bedürfnis zu stillen.3

Raus aus dem E-Mail Chaos!

Ich bin nicht dauerhaft erreichbar. Das möchte ich nicht sein und das muss ich nicht sein.

Mails gucke ich daher bewusst an, wenn ich Zeit habe, einige Male pro Tag. Zwischendrin gibt es weder Benachrichtigungen am Notebook, noch am Smartphone. Wenn ich keine Zeit habe, einen Brief zu lesen, muss der Brief ja auch nicht offen auf meinem Schreibtisch liegen und rot leuchten.

Mit den Jahren hat sich eine Strategie etabliert, die das ganze E-Mail Chaos zu wichtigen Teilen behoben hat:

Mehrmals am Tag schaue ich für wenige Minuten ins Postfach.

Mehrmals am Tag schaue ich in neue Nachrichten rein. Dabei gilt ein ganz einfacher Grundsatz: Was schnell geht, ist vom Tisch, der Rest muss warten.

Bei jeder einzelnen Mail prüfe ich, ob ich innerhalb von fünf Sekunden reagieren kann.

Fünf Sekunden klingen kurz, sind aber eigentlich ziemlich lang. In diesen fünf Sekunden entscheide ich zwischen drei Grundfragen: Löschen? Archivieren? Bearbeiten?

Löschen

Manche Nachrichten kann man direkt löschen. Mit ihnen muss ich mich nicht lange beschäftigen. Einige Mails will ich gar nicht lesen. Zum einen meine ich hier klaren Spam. Zum anderen gibt es aber auch Newsletter oder gewünschte Werbemails, die mich zeitweise nicht interessieren oder belasten sollen. Manche Nachrichten sind auch so unmöglich, dass ich sie nicht zur Kenntnis nehme. Wer meint, in einer Mail Dinge schreiben zu können, die er einem Menschen persönlich nie ins Gesicht sagen würde, ist bei mir falsch. Also: Löschen.

Archivieren

Andere Mails können ungelesen archiviert werden. Wenn ich beispielsweise etwas online kaufe, bekomme ich eine Kaufbestätigung, eine Verarbeitungsbestätigung, eine Versandbestätigung, einen Zustellhinweis und einen Zustellnachweis. Alles Nachrichten, die im Zweifelsfall wichtig werden, im Alltag aber keine weitere Reaktion erfordern. Sie kommen also direkt ins Archiv.

Bearbeiten

Manche Mails kann man auch innerhalb von einer Minute lesen, bedenken und beantworten. Kurze Nachfragen, für die gerade der Kopf frei ist, lassen sich schnell beantworten. Absprachen kann man schnell abwickeln, Informationen zur Kenntnis nehmen.4

Der Rest muss warten

Mit dieser Strategie kann ich etwa 90% aller Mails bearbeiten. Die restlichen Nachrichten müssen dadurch leider warten. Auch hier habe ich ein gutes System entwickelt, um der digitalen Kommunikation einen angemessenen Zeitraum zu geben – das wäre aber eine andere Geschichte. Ich weiß, einige Menschen sind regelmäßig enttäuscht, wenn sie einige Tage auf eine Antwort warten müssen. Aber mal ganz ehrlich: Manche Mails sind auch ziemlich verstrickt. Wenn du von mir eine Information haben möchtest, für die ich erst mit anderen Personen kommunizieren muss, dann dauert das halt. Ich kann nun mal nicht zaubern und lebe nach dem klaren Grundsatz: Menschen vor Maschinen!5

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  1. Ich weiß, manches wirkt provokativ und quergedacht. Es soll zunächst aber nur als Gedankenanregung dienen. Falls an diesem Thema tieferes Interesse besteht, lass mir gern einen Kommentar da. Für die kommenden Wochen überlege ich, weitere Beiträge zu schreiben…
  2. Ich weiß, manche Leute werden jetzt schmunzeln. Ich kenne Menschen, die über tausend Nachrichten pro Tag bekommen. Mein Beruf ist aber noch mehr Personenzentriert, da sind hundert Mails am Tag schon echt viel. Bei viel mehr Mails braucht es dann nochmal ganz andere Bewältigungsstrategien, wenn du daran Interesse hast, lass mir gern eine Nachricht da…
  3. Es gibt da beispielsweise einen Penner, der mich regelmäßig mit ungewünschten Nachrichten bombardiert und sich tierisch darüber aufregt, wenn man ihn darauf hinweist, keine derartigen Mails bekommen zu wollen. Als wenn es ein Recht darauf gibt, in dieser Welt gehört zu werden…
  4. Hier findest du also den Schlüssel, um von mir eine schnelle Antwort zu bekommen: Formuliere eine Mail so, dass ich innerhalb von fünf Sekunden sehe, was du möchtest und innerhalb einer Minute deine Nachricht lesen und beantworten kann.
  5. Persönliche Begegnungen sind mir wichtiger, als digitale Kommunikation. Das finde ich auch vollkommen in Ordnung. Ich betreibe kein Business in welchem Zeit auch Geld bedeutet. Ich bin ein kleiner Pastor vom Dorf. Wenn du etwas ganz dringendes zu klären hast, kannst du von Herzen gern vorbeikommen und mit mir sprechen. Du kannst auch einfach mal anrufen. Wenn du merkst, dass das nicht möglich ist, dann siehst du schon eine ganz natürliche, Gott gegebene Grenze, die muss man nicht zwanghaft übergehen…

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